Als je inbox je angstig maakt, probeer dan gezonde grenzen te stellen rond waar en wanneer je het controleert. Image Credit: FG Trade / iStock / GettyImages
Het is waarschijnlijk een van de eerste dingen die u elke avond doet als u wakker wordt en bij uw laatste zakelijke bestellingen: uw e-mail controleren. En op dit moment kan zelfs het geluid van uw e-mailmeldingen voldoende zijn om uw tanden op scherp te zetten.
Meer dan tweederde van de telewerkers zegt liever naar het werk te pendelen als dat betekent dat ze minder e-mails en meldingen ontvangen, volgens een onderzoek van april 2021 door Superhuman en marktonderzoeksbureau Wakefield Research.
Advertentie
Uit het onderzoek bleek ook dat 63 procent van de werknemers zegt eerder een onmiddellijk antwoord te sturen op een e-mail van hun baas of collega dan op een sms of direct bericht van familie of vrienden.
Vertaling: E-mail is een constante aanwezigheid in ons leven en het geeft ons stress.
We kunnen er misschien niet helemaal vanaf komen, maar er zijn een paar dingen die u kunt doen om de stress rond e-mail weg te nemen. Hier is hoe:
1. Stel een schema in
Het verminderen van het aantal keren dat u uw e-mail per dag controleert, is erg belangrijk, zegt Marsha Brown, PhD, een gediplomeerd psycholoog met een focus op stress en beheer van de geestelijke gezondheid. Ze voorspelt dat de meeste mensen hun inbox zo’n 20 tot 30 keer per dag checken, maar ze raadt aan om dit aantal dichter bij drie keer per dag te brengen.
Advertentie
“Drie is een willekeurig getal, maar je moet gewoon ergens beginnen en het aantal keren dat je je e-mail checkt beperken”, zegt Brown.
Plan in plaats daarvan specifieke tijden gedurende de dag waarop u e-mails leest en beantwoordt, zoals 10.00 uur, 13.00 uur. en bijvoorbeeld 16.00 uur. Als u voor uw werk uw e-mail vaker moet controleren, kunt u meer tijden per dag plannen, maar de sleutel is om het totale bedrag te verlagen en u tussen die inchecktijden te concentreren op niet-e-mailtaken.
Advertentie
2. Beperk meldingen
Als u in de verleiding komt om uw e-mail te controleren zodra u berichten ontvangt, kunt u plannen dat uw meldingen alleen op de door u gekozen tijden worden weergegeven. Deze benadering wordt “batching” genoemd.
Met apps zoals Boomerang kun je e-mails in batches ontvangen. Boomerang is compatibel met Gmail en Outlook.
Brown moedigt mensen aan om nog een stap verder te gaan en alle meldingen uit te schakelen, als ze dat prettig vinden. “Als we grenzen stellen aan het controleren van e-mail, dan heb je geen meldingen nodig”, zegt ze.
Advertentie
Dit kan echter niet voor iedereen werken, merkt Kostadin Kushlev, PhD, een psychologieprofessor aan de Georgetown University op. In een onderzoek van december 2019 in Computers in Human Behavior ontdekten Kushlev en collega’s dat het uitschakelen van alle meldingen ervoor zorgde dat veel mensen FOMO – angst om iets te missen – en hogere niveaus van angst ervaren.
Als dat voor jou het geval is, raadt Kushlev aan om “Niet storen” in je voordeel te gebruiken. “Niet storen is een stuk slimmer geworden”, zegt hij, “Je kunt ‘Niet storen’ voor een bepaalde periode inschakelen. Er is [ook] een optie om het in te schakelen terwijl je op een bepaalde locatie bent. ”
Als je bijvoorbeeld naar een nabijgelegen coffeeshop reist om wat werk te verzetten, kun je de instelling ‘Niet storen’ voor die locatie inschakelen, zegt Kushlev.
Verwante lezing
Jouw 7-daagse Kickstart-plan om een burn-out te overwinnen
3. Vermijd het controleren van e-mails tijdens niet-werkuren
“Controleer je e-mail niet meteen als je ’s ochtends wakker wordt”, zegt Brown. “Dat zet je in feite de hele dag op een pad van gewoon gestrest zijn en proberen branden te blussen.”
Brown stelt voor om jezelf minstens 30 minuten te geven, of zelfs een uur als je kunt, voordat je ’s ochtends je e-mail controleert. Ze is van mening dat iedereen tijd nodig heeft om te decomprimeren voordat hij met werkproblemen omgaat.
Dit geldt ook voor het checken van je inbox voor het slapengaan. “Aan het eind van de dag, als je klaar bent om naar bed te gaan, wil je dat je geest tot rust komt en je klaarmaakt om te gaan slapen. Maar als je e-mails leest, gaat je geest in de probleemoplossende modus.” zegt Bruin.
Met je geest gefocust op het werk, kan het erg moeilijk zijn om aandacht te besteden aan andere dingen, zoals slaap of tijd met het gezin. Inderdaad, het zien van een melding van een baas of collega kan je afleiden van de tijd die je deelt met familie en vrienden, zegt Kushlev.
4. Identificeer de bron van je stress
Door te bepalen waar de bron van stress vandaan komt terwijl je e-mails verzendt en ontvangt, kun je een soort van oplossing bereiken, zegt Brown.
Om vast te stellen wat je stress geeft, stelt ze voor om kleine gedragsveranderingen op te merken. Hier zijn bepaalde veelbetekenende tekens om op te letten, volgens Brown:
- Op je vingernagels bijten
- Spelen met je haar
- zenuwachtig zijn
- Misselijk voelen
- Droge mond
Als het e-mailen van specifieke mensen of het verzenden van bepaalde soorten e-mails ervoor zorgt dat je een van deze veelbetekenende signalen ervaart, dan is er misschien iets aan die situaties dat je gestrest maakt, zegt Brown.
Zodra de bron je duidelijk wordt, raadt ze aan om een oplossing te zoeken, zoals een gesprek met iemand in je team, of tijd vinden om de verbinding te verbreken.
Verwante lezing
9 manieren om uw mentale welzijn te verbeteren
5. Stap weg van uw computer
“Zorg ervoor dat je meerdere keren per dag weg bent van je computer”, zegt Brown, “Neem vijf minuten de tijd om eruit te komen en gewoon iets anders te doen en je op iets anders te concentreren.”
Brown heeft een techniek die ze The Five-Minute Reset noemt. Om de stress die werk kan veroorzaken te beheersen, raadt ze aan om ten minste vijf minuten de tijd te nemen om uit je werkzone te stappen als je je overweldigd begint te voelen.
Een paar activiteiten die ze voorstelt tijdens een reset van vijf minuten zijn:
- Diepe ademhalingsoefeningen
- Zelf een kopje thee of cafeïnevrije koffie zetten
- Rekken
- Jezelf afleiden met kleur-apps of snelle telefoonspelletjes zoals logische puzzels
- Luisteren naar ontspannende muziek of een afspeellijst met een positieve stemming met je favoriete nummers
6. Reageer niet als je angstig of boos bent
Als woede of angst opduikt wanneer je op e-mails reageert, “kan je uiteindelijk iets zeggen dat je misschien niet meent of iets dat misschien niet in je eigen belang is”, zegt Brown, wat mogelijk kan leiden tot meer stress en angst.
Het is het beste om een uur of twee te wachten en dan te kijken hoe je je voelt. Als je je nog steeds niet kalm voelt, zegt Brown dat je moet wachten tot de volgende dag om een antwoord te sturen.
Nog een suggestie van Brown: als je echt nerveus bent om e-mails perfect te typen of de juiste woorden niet kunt vinden, vraag dan in plaats daarvan om een telefoontje.
7. Afmelden van e-maillijsten
“We hebben allemaal de ervaring gehad dat je je e-mailadres aan één bedrijf of organisatie geeft en je ineens op een heleboel verschillende lijsten bent geabonneerd”, zegt Brown. “Dat kan echt overweldigend zijn omdat het je e-mail verstopt. Het steelt ook je focus van de dingen waar je je op zou moeten concentreren.”
Als het handmatig afmelden van mailinglijsten te tijdrovend is, zijn er verschillende apps die dit voor u kunnen doen. Clean Email is een app die namens jou uitschrijfverzoeken verstuurt. Als een mailinglijst het verzoek niet honoreert, blokkeert de app ze voor je. Het is compatibel met webbrowsers en Apple- en Android-apparaten, en het werkt voor alle platforms, inclusief Gmail, Yahoo! Mail, Outlook en Office 365.
Gmail Unsubscribe is een gratis plug-in die kan worden toegevoegd aan uw Google Chrome-browser die zich automatisch uitschrijft van mailinglijsten. Na het afmelden stelt het een Google Spreadsheet-document samen waarin wordt vermeld wat is uitgeschreven, voor het geval er iets moet worden teruggedraaid.
Advertentie